Anadolu'da Bugün Gazetesi'nin çok değerli takipçileri, geçen haftaki yazımda kurumlarda özellikle yeni işe başlayan çalışanlar için oryantasyon süreçlerinin öneminden ve değerinden bahsetmiştim.

Oryantasyon kelimesi rehberlik etmek anlamına gelir. İşe alım süreçlerinin sonrasında ihtiyaç duyulan kadrolara uygun bulunan adaylar için yapılan iş teklifi sonrasında bu adaylar artık o kurum için çalışan statüsüne geçer. Dolayısı ile işe başladığı ilk günden itibaren çalışanlar görevine ve kuruma uyumunu sağlayacak bir rehberliğe ihtiyaç duyarlar.

Yeni iş yerlerindeki ilk günlerinde çalışanlar, kendilerine rehberlik eden, yardımcı olan diğer çalışanların yaklaşımlarına, bilgi-beceri düzeylerine ve iletişim yetkinliklerine göre çalışmaya başladıkları yapı ve buradaki gelecekleri hakkında fikir sahibi olmaya başlarlar. Hatta üzerinden yıllar geçtikten sonra bile kendilerine rehberlik eden iş arkadaşlarının yarattığı olumlu ya da olumsuz etkileri unutmazlar.

Bundan dolayı oryantasyon aşamasındaki çalışanlara çok sistemli ve özenli bir yaklaşımda bulunulması, her türlü desteğin ve bilginin verilmesi, çalışan adaptasyonu, bağlılığı ve memnuniyetinin oluşması için en belirleyici faktörlerden birisidir.

Yeni işe başlayan çalışanlar için uygulanması gereken iki oryantasyon çeşidi vardır. Bunları ‘’Kurum İçi Oryantasyon ve Mesleki (Görevine Yönelik) Oryantasyon’’ olarak adlandırabiliriz.

Her iki sürecin planlanması ve kurum içinde bu sürece destek verecek çalışanların belirlenmesi ve bilinçlendirilmesi ile ilgili en önemli rol kurumsal firmalarda insan kaynakları departmanlarına düşmektedir.

Bununla birlikte oryantasyon eğitimleri ve süreçleri sadece çok çalışanı olan, insan kaynakları yapılanması olan kurumlarda yapılacaktır diye bir kural söz konusu değildir. Organizasyonel büyüklüğü ne olursa olsun her kurum bu süreçleri planlamalı ve uygulamaya almalıdır.

Kurum içi oryantasyon aşamasında işe başlayan çalışana kurumun tarihçesi, önemli kilometre taşları, vizyon-misyon-değerleri, stratejik yol haritası, şirket politikaları, mesai saatleri, varsa servis güzergahları ve saatleri, yapı içinde mesai saatlerinde uyulması gereken kurallar, yönetmelikler, ücret politikası, izin prosedürleri, kılık kıyafet yönetmelikleri, yemek saatleri, birimi ve ekibi hakkında bilgiler, organizasyon şeması ve raporlama prosedürleri, şirket içinde özellikle irtibatta olacağı birimler ve bu birimdeki çalışanlar, üst düzey yöneticilerin isimleri, kurum içinde kullanılan yazılım programları, iş sağlığı ve güvenliği uygulamaları hakkında işbaşı eğitimi, disiplin süreçleri vb. konularda detaylı ve doyurucu bilgiler hem yüz yüze yapılan eğitimde; hem de yazılı bir kitapçık olarak çalışana verilmelidir.

Mesleki yani görevi ile ilgili oryantasyon eğitimi ise, insan kaynakları profesyonellerinden ziyade, işinde birlikte çalışacağı, daha önce benzer görevi yürütmüş olan, yeni başlayan çalışana işi ile ilgili teknik eğitimleri verebilecek donanımda olan çalışanlar tarafından verilmelidir.

Bazı kurumsal firmalarda her bir pozisyonda görev alan çalışanlar için bir mentor ataması yapılır. Mentorlar çalışanın işi ile ilgili olarak özellikle teknik bilgi ve becerisini geliştirmek için iş birliği yaparlar.

Tüm bu uygulamalar daha önce de vurguladığım gibi, işe yeni başlayan bir çalışanın adaptasyon sürecini hızlandırmak, olumsuz dedikodulardan etkilenmemesini sağlamak, memnuniyet ve bağlılık sağlamak, en kısa sürede performans sergilemesini sağlamak için hayata geçirilir.

Bu saydığım olumlu etkiler hiç de yabana atılmaması ve ihmal edilmemesi gereken faydalardır. Unutulmamalıdır ki özellikle son yıllarda şirketlerin en önemli problemlerinden birisi yetkin personele ulaşmaktaki zorluk kadar, onları organizasyon içerisinde tutabilmek ve performans elde edebilmektir. Bundan dolayı her kurum oryantasyon süreç ve eğitimlerini planlamalı, bu süreçlerde görev alacak çalışanları belirlemeli ve bilinçlendirmeli, her yeni başlayan çalışana da görevi veya pozisyonu ne olursa olsun uygulamalıdır.

İyisiyle, kötüsüyle bir yıl daha bitiyor. 2024’ün hepimiz için hayırlı bir yıl olmasını diliyorum.

Sağlıcakla kalın.