Anadolu'da Bugün Gazetesi'nin çok değerli takipçileri geçen haftaki yazımda sizlere karşımızdaki kişide olumlu bir değişim sağlayabilmek amacıyla kullanabileceğimiz en etkili yöntemlerden biri olan etkin geribildirim mekanizmasından bahsetmeye başlamıştım.

Etkin geribildirim iletişimde olduğumuz kişilerin kendileri ile ilgili farkında olmadıkları gelişim alanları hakkında, eleştirmek yerine yardımcı olmayı hedefleyen ve bu sayede farkındalık sağlayacak bir yaklaşım olduğu için aslında onlara verilebilecek en güzel hediyedir. Hangimiz hediye almaktan hoşlanmayız ki?

Geribildirim vermek yerine eleştirmeyi tercih edersek, karşımızdaki kişi hemen savunma durumuna geçer ve kendini haklı çıkarmaya çalışır. Bu durum ise gereksiz tartışmalara ve gerginliklere yol açar. Oysa ki çözüm odaklı iletişimde temel amaç karşınızdaki kişide olumlu bir değişim gerçekleştirmek, sizin için önemli olan bazı şeyleri görmesini sağlamaktır.

Şimdi bu açıklamalar ışığında etkin geribildirim verebilmek için neler yapmamız gerektiği ile ilgili detayları sizinle paylaşmak istiyorum.

Profesyonel iş hayatında genel kabul görmüş olan bu metodun ilk adımı ‘’Zihinsel hazırlık’’ aşamasıdır. Geribildirimi eleştiriden ya da yargılamaktan ayıran en önemli adımlardan birisi zihinsel hazırlık yaparak konuşmaya başlamaktır. Bu adımı atlayarak yapacağımız görüşmeler istediğimiz sonuca ulaşmaktan bizi alıkoyacağı gibi, karşı taraftan çok olumsuz veya sert tepkiler almamıza yol açabilir.

Bu aşamada geribildirim vereceğimiz kişiyle görüşmeye başlamadan önce ne söyleyeceğimizi, ne zaman bu görüşmeyi yapmamız gerektiğini ve nerede konuşacağımızı planlamamız ve aynı zamanda görüştüğümüz kişinin nasıl tepkiler vereceğine kendimizi hazırlamamız gerekir.

Zihinsel hazırlığı yaptıktan sonra ikinci adım olarak en doğru bulduğumuz zamanda görüşme aşamasına geçebiliriz. Buna ‘’Ortamı açıklamak’’ da diyebiliriz. Bu aşamada neden bir araya geldiğimizi ve neyi konuşacağımızı görüşeceğimiz kişiye aktarmaya başlarız.

Bu aşamada mutlaka geribildirim vermek istediğimiz durumu ve bu durumun ne zaman yaşandığını belirtmemiz lazımdır.

Üçüncü adımı ‘’Davranışı açıklamak’’ olarak tanımlayabiliriz. Geribildirim verdiğimiz kişiye buna sebep olan davranışını net gözlemlerimizle izah etmemiz gereklidir.

‘’Etkileri paylaşmak’’ olarak adlandırılan sonraki aşamada kişiye davranışını açıkladıktan sonra bu davranışın yol açtığı etkileri ve yaşattığı duyguları aktarmalıyız.

5. ve en son adım ise ‘’Yeni davranış önermek’’ tir. Bunu yaparken pozitif yaklaşmaya, görüş birliği sağlamaya ve karşımızdaki kişiye destek vermek amacı güttüğümüzü net bir şekilde hissettirmeye özen göstermeliyiz.

Tüm bu adımların başarıya ulaşabilmesi için zamanlamanın doğru olmasına (ne sıcağı sıcağına ne de çok geç) dikkat edilmelidir. Ayrıca her iki taraf arasında karşılıklı güven duygusunun varlığı çok önemlidir.

Beş adımda özetlediğim bu metodu ‘’Hediye Geribildirim’’ olarak ta adlandırabiliriz.

Etkin geribildirim çoğunlukla askeriyedeki emir tekrarı ile ya da iş hayatında verilen bir görevle ilgili rapor vermekle karıştırılabilir. Ancak her ikisi de bundan tamamen farklı durumlardır.

Burada geribildirimle ilgili tekrar vurgulamamız gereken konu, mevcut olan bir gelişim alanı ile ilgili karşımızdaki kişiyle doğru bir iletişim kurarak farkındalık sağlamak ve o soruna yol açan gelişim alanları ile ilgili olarak bireyin daha bilinçli olmasını temin etmektir.

Şimdi etkin geribildirim metodunu bu 5 adımı da içeren kısa bir örnek ele alalım:

Yanlış: ‘’İşe sürekli geç kalıyorsun!’’

Doğru: ‘’Bu ay işe iki kere geç geldin, bu durum iş olan ilgin ve verimliliğin hakkında olumsuz düşünmeme yol açıyor, üstelik diğer arkadaşlarına kötü örnek oluyorsun, bu yüzden mesai saatlerine daha fazla özen göstermeni bekliyorum.’’

Bir sonraki yazımda size çalışma hayatında sık karşılaştığımız ve sorun çözmek yerine çok daha büyük iletişim ve motivasyon problemlerine yol açan diğer geribildirim çeşitlerinden bahsedeceğim.

Sağlıcakla kalın.