Anadolu'da Bugün Gazetesi’nin çok değerli takipçileri, geçtiğimiz haftaki yazımda mesai saatlerinde disiplinli, hızlı ve çok çalışsak bile işlerimizi yetiştirememekten bahsetmiş ve bu sorunla nasıl başa çıkabileceğimizle ilgili bilgiler aktarmaya başlamıştım. Bu hafta kaldığımız yerden devam etmek istiyorum.

Daha önce de vurguladığım gibi zaman geri döndürülemez, depolanamaz, satın alınamaz, yerine başka bir şey konulamaz, işletilemez ve çoğaltılamaz. Bu yüzden zamanımızı daha etkin kullanabilmek adına her zaman planlı çalışmalı ve karşımıza çıkması muhtemel zaman tuzaklarına düşmemeliyiz.

İyi bir planlama yapabilmek için öncelikle her gününün başlangıcında yapılacak işlerimizi yazmalıyız. Daha sonra da işlerimizi öncelik ve aciliyet durumuna göre sınıflandırmalıyız. Günün sonunda listemizde yapılan ve yazdığımız halde yapamadığımız veya yetiştiremediğimiz işleri gözden geçirmeliyiz.

Yapılacak işleri aciliyet ve öncelik durumuna göre dört ana sınıfta bölümleyebiliriz:

1. Aciliyeti ve önceliği düşük işler: Bu işleri eleyebilir, boş zamanlarımızda yapabilir veya mümkünse başkasına rahatlıkla devrederek diğer işler için zaman kazanabiliriz.
2. Aciliyeti yüksek önceliği düşük işler: Gün içerisinde muhakkak tamamlamamız gereken işlerdir. Önem seviyesi düşük işleri genelde ertelemeye meyilli oluruz, ancak aciliyeti yüksek olduğu için ertelemek yerine, varsa ekip arkadaşlarımıza veya astlarımıza bu işleri devredebiliriz.
3. Aciliyeti düşük önceliği yüksek işler: Bu işleri tespit ettikten sonra mutlaka bitirme tarihiyle ilgili planlama yapmalı, ayrıca öncelikli işler olduğu için üzerinde özenle çalışmalıyız.
4. Aciliyeti ve önceliği yüksek işler: Bu işler mutlaka zamanında eksiksiz ve hatasız bir şekilde yapmamız gereken işlerdir. Öncelikli olduğu için başka bir çalışana devretmemeliyiz, tamamladıktan sonra tekrar gözden geçirmeyi de ihmal etmemeliyiz. Öncelikli ve acil işler bizim performansımızla ilgili de önemli bir gösterge teşkil eder. Bundan dolayı konsantrasyonumuzun ve enerjimizin en yüksek olduğu zaman diliminde bu işlere eğilmemizde fayda vardır.

Son olarak çalışma zamanımızı etkin kullanmamızı olumsuz etkileyen zaman tuzaklarına da dikkat çekmek istiyorum.

Plânsız çalışma, sosyal medyada fazlaca zaman geçirme, internet bağımlılığı, gereksiz işler ve ayrıntılarla uğraşma, kararsızlık, açık kapı politikası uygulama, hayır diyememe, gereksiz telefonlar, gündemsiz ve verimsiz toplantılar, yetki verememe, dağınık masa ve büro düzeni, çalışma arkadaşları veya müşterilerle olabilecek iletişim eksikliği, iş önceliklerini belirleyememe, erteleme hastalığı, acelecilik ya da sabırsızlık, verimsiz okuma, özdenetim ve özdisiplin eksikliği, dikkat dağınıklığı, iş ortamındaki fiziksel yetersizlikler(açık ofis, ses, ısı, toz vb), dedikodu alışkanlığı, ziyaretçi sıklığı, gereksiz uzunlukta kahve sohbetleri, birini ya da bir işin tamamlanma süreçleri arasındaki bekleme süreleri, aşırı titizlik ve buna benzer daha pek çok faktörü zaman tuzağı olarak saymamız mümkündür.

Gördüğünüz gibi bizden beklenen zamanda ve kalitede işlerimizi tamamlamak için zamanı etkili yönetmek çok gerekli olmakla birlikte günümüz koşullarında bu giderek daha da zorlaşmaktadır. Ancak tüm zorluklara rağmen çalışma zamanımızı kaliteli değerlendirmek ve bizden beklenen işleri üstün kalitede ve zamanında tamamlamak mümkündür.

Herkesin 14 Şubat Sevgililer Günü’nü kutluyorum.

Sağlıcakla kalın.