Zaman yönetimi 7’den 70’e herkesin etkili ve planlı bir biçimde uygulamak isteyip pek çoğunun etkin ve etkili bir biçimde kullandığı, küçük bir kitlenin de nasıl yapacağını bilemediği ya da ön göremediği bir kavramdır.

Okulu olan çocuklar için ders programı, çalışan yetişkinler için hem iş yerinde hem de iş sonrası kalan vakitleri değerlendirmede zaman artırımı gibi düşünülse de aslında bu doğru bilinen yanlışlardan bir tanesidir. Örneğin; okula giden ve sınav döneminde olan bir öğrenci için sadece ders programı yapmak yeterli olmamaktadır. Programa spor, tiyatro, kitap okuma, dışarıda vakit geçirme, telefonla ilgilenme (haber kanalları var olduğu için), müzik dinleme, hobileri doğrultusunda kursa gitme gibi konularda dahil edilmelidir ki çocuk ders çalışmak için bir rutin içine kendini sıkışmış değil, rahatlıkla uygulayabileceği ve severek çalışabileceği bir program sahibi olsun. Burada asıl mesele öğrenci olan bireyi merkeze almaktır. Ne sever, ne kadar sever, dikkati çabuk dağılır mı, dikkatini en çok ne dağıtır, en çok hangi derse sıkılarak çalışır, en sevmediği ders hangisi gibi sorular sorularak yapabildiği ve sevdiği derslere ağırlıkta olacak şekilde, yapmakta zorlandığı derslerde de neden zorlandığı göz önüne alınarak azdan çoğa, kolaydan zora şeklinde bir program hazırlaması zaman yönetiminde de etkili olacak en etkili anahtarıdır.

İş yaşamında etkili zaman yönetiminde ise en etkili yöntemlerin başında not almak, iş biriktirmemek, mola zamanlarında dinlenmeye önem vermek ve iş yapmamak başlıca anahtarlardandır. İş yerlerinde genellikle bireyler işi zamanında yetiştiremediklerinden ve zaman kısıtlılığından yakınırlar. Bunun asıl sebebi zamanın yetersizliği değil, işi biriktirmiş olmaktır, planlı olamamak ya da işi bitirmeye fazlasıyla odaklanmak da işi her yönden aksatmaktadır. Doğal zaman akışı içinde kalabilmek ve zamanında yapılacak bir işi yapıp, teslim etmek planmış bir eylemden çok yapılması gereken fiiliyattandır çünkü bir iş ne kadar çok ertelenirse yapılması ya da işin başına geçilmesi o kadar güç gelir veya zihinde büyütülür. En basit şekilde günlük, haftalık ya da aylık gibi zamansal planlamalar yapılması gereken işlerin daha kolaylıkla bitmesi için çözüm olabilir. Ayrıca telefona hatırlatıcı uygulamalar yüklemek ve bireyin kendisine “ben en çok neye vakit harcıyorum?” diye sorması da yararlı olabilir.

Bir iş yapılacağı zaman genç ya da yetişkin birey olunması fark etmeksizin yapılacak iş konusunda mükemmel olmamaya çalışmak, ertelememek, biriktirmemek, dikkat dağıtıcıları minimal seviyede tutmaya çalışmak, gereksiz işlerle daha az meşgul olmak zamanı yönetmek için ideal adımlardır.

Kısacası zaman yönetiminde en önemli birkaç plan anahtarı şu şekilde sıralanabilir:

1. Hedef Koyma: Yapılacak işin tanımına özel, ulaşılabilir, ölçülebilir olması gerekir.

2. Pareto İlkesi (80/20 Kuralı): Sonuçların %80’ini, çabanın ise %20’si önemlidir. Az çaba ile yüksek sonuç elde edilmesidir. Genellikle ekonomi, iş yaşamı ve günlük yaşamda yaygın olarak kullanılmaktadır.

3. Eisenhower Matrisi: Yapılacak işleri aciliyetine ve önemine göre ayırmaktır.

4. Pomodoro Tekniği: 25 dakika çalışma, 5 dakika ara verme şeklinde 4 ya da 5 oturuşta yapılınca verimliliğin arttığı gözlemlenmiştir.

5. Zaman Bloklama: Gün içerisinde yapılacak işleri belirli zaman aralıklarında sadece belirli olan görevleri yapacak şekilde planlamaktır. Bunun için bireyler kendilerine bir zaman takvimi oluşturabilir ya da zamanlayıcı ile işlerini kolaylaştırabilirler.